Posiadasz formularz kontaktowy na stronie WWW, który generuje wiadomości e-mail z danymi kontaktowymi? Możesz wykorzystać integrację Livespace z Zapier, aby w bardzo prosty sposób sprawić, by uzupełniony formularz kontaktowy dodawał automatycznie Szansę sprzedaży w CRM!
Jak działa zewnętrzna integracja Livespace przez Zapier?
1. Formularz kontaktowy na stronie internetowej zostaje wypełniony i wysłany.
2. Zapier automatycznie dodaje szansę sprzedaży do Livespace z danymi z formularza kontaktowego.
Konfiguracja Zapier:
Krok 1 - Trigger
W tym rozwiązaniu triggerem jest e-mail, który wpadł na skrzynkę. Zaloguj się do swojego konta w Zapier.com, a następnie:
1. Stwórz nowy Zap.
2. W ramach kroku Trigger wskaż aplikację Email Parser by Zapier.
3. Jako Trigger Event wybierz New Email.
4. Użyj przycisku zalogowania się kontem z Zapier.
5. Następnie przejdź do narzędzia Zapier Email Parser i utwórz nową skrzynkę naciskając Create Mailbox.
6. Utworzona zostanie nowa skrzynka e-mail. Skopiuj adres tej skrzynki. Użyj tego adresu jako adres, na który mają być wysyłane wiadomości z formularza kontaktowego ze strony. Nie zamykaj okna – wrócisz tu w punkcie 9.
7. Podaj ten adres e-mail, jako odbiorcę formularza na Twojej stronie (na przykładzie zrzut ekranu z narzędzia WP Forms).
8. Przejdź na stronę WWW, gdzie zamieszczony jest formularz kontaktowy, uzupełnij go i wyślij/zapisz kontakt.
9. Wróć do narzędzia Zapier Email Parser i przejdź do sekcji Mailboxes. Tutaj wybierz ikonę koła zębatego, aby dotrzeć do przykładowej wiadomości wysłanej w punkcie 7.
10. Możesz teraz na odebranej wiadomości e-mail zaznaczyć te elementy, które chcesz traktować jako zmienne – czyli dane, które będą przeniesione do Livespace. W tym celu wskaż odpowiednie fragmenty wiadomości i ustal ich nazwy (dowolnie).
Zapisz zmiany przyciskiem Save Address and Template na dole strony.
11. Wróć do aplikacji Zapier, wskaż skrzynkę e-mail jako Trigger wywołujący Zap’y i pobierz testowe dane.
12. Jeżeli dane się pobrały, możesz przejść do ustawienia Akcji.
Krok 2 – Action
1. W Zapier, na liście aplikacji odpowiedzialnych za akcję, znajdź i wskaż Livespace.
2. Określ, jaka akcja ma zostać wykonana, gdy formularz zostanie wypełniony. W naszym przypadku musimy najpierw stworzyć kontakt, do którego przypiszemy szansę sprzedaży, dlatego z listy należy wybrać Create Person.
3. Podłącz konto w Livespace do Zapier. Jest to krok konieczny przy ustawianiu pierwszej integracji. W kolejnych, Zapier zapamięta już dane Twojego konta. Wybierz Sign in to Livespace, aby podać dane dostępowe do Livespace.
4. Do podłączenia konta konieczne są dane dostępne w ustawieniach Livespace, w sekcji API. Przejdź do Livespace jako administrator: Ustawienia konta > API.
Ważne: Na poniższym zrzucie ekranu dane API są niewyraźne – nieprzypadkowo. Dane API pozwalają wykonywać działania w imieniu danego użytkownika, bez znajomości hasła. Nie wolno ich udostępniać ani przechowywać w niezabezpieczonym miejscu. Są one równie istotne jak dane logowania do Livespace!
5. Klucze API i nazwę konta w Livespace wklej teraz do Zapier.
6. Teraz wskaż, które pola formularza kontaktowego mają opisywać nowy kontakt w Livespace. Imię i nazwisko jest niezbędne do utworzenia nowego kontaktu.
7. Pobierz przykładowe dane wybierając Continue, a następnie przetestuj działanie integracji poprzez Test & Continue.
8. Za pomocą ikony “+” dodaj trzeci krok, w którym utworzysz nową szansę sprzedaży.
Krok 3 – Action
1. Następnie, tak jak w poprzedniej sekcji, znajdź na liście aplikacji Livespace.
2. Określ, jaka akcja ma zostać wykonana, gdy Zapier utworzy nowy kontakt w Livespace. Teraz będzie to dodanie szansy sprzedaży, dlatego z listy należy wybrać Create Deal.
3. Wskaż konto Livespace, które zostało dodane w poprzednich krokach.
4. W ostatnim kroku zdefiniuj wartości pól dodawanej szansy sprzedaży. Szansa musi mieć nazwę i być przypisana do wybranego kontaktu. Na przykład, aby przypiąć ją do osoby w polu Person, przejdź do sekcji Custom i wskaż to ID z numerem, które ma ikonę Livespace.
W tym miejscu możesz też określić inne parametry szansy, jak na przykład:
Deal Name – nazwa szansy sprzedaży, np. Prośba o demo z Nazwa firmy.
Company – nazwa firmy. Ustawiamy ją analogicznie do nazwy osoby, wskazując ID, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu.
Sales Process Id – Id procesu, w jakim ma zostać założona szansa. Ponieważ dodajemy w obecnie domyślnym, możemy to pole pozostawić puste. Chcąc dodać szansę w innym procesie niż domyślnym, należy sprawdzić klucz danego procesu w Livespace → Ustawienie konta → API i wstawić go w to pole:
Owner user Id – opiekun szansy sprzedaży. Jeśli nie wskażesz tu żadnego użytkownika, opiekunem zostanie osoba, której klucze API zostały wskazane w punkcie nr 5.
Closing Date – planowana data finalizacji. W przypadku braku wskazania daty, planowana data finalizacji nie zostanie ustawiona.
Visibility – czy szansa ma być publiczna? Gdy pozostawisz to pole puste, szansa zostanie dodana jako publiczna.
Gotowe! Przejdź na stronę WWW i przetestuj działanie Zap’a, uzupełniając formularz kontaktowy.