Posiadasz stronę internetową opartą o WordPress z formularzem kontaktowym?
Używając integracji z Make sprawisz, że uzupełnienie formularza kontaktowego doda automatycznie szansę sprzedaży w Livespace.
Jak działa zewnętrzna integracja Livespace przez Make?
1. Formularz kontaktowy na stronie internetowej zostaje wypełniony i wysłany.
2. Make automatycznie dodaje szansę sprzedaży do Livespace z danymi z formularza kontaktowego.
Do użycia tej integracji potrzebna jest wtyczka formularza kontaktowego, która pozwala przesyłać dane za pomocą tzw. webhooks, dzięki czemu dane z formularza kontaktowego trafiają jako szansa sprzedaży od razu do Livespace.
Poniższym przykład jest oparty o darmowe wtyczki Contact Form 7 oraz CF7 to Webhook, ale możesz również wykorzystać inne np. WPForms.
W pierwszej kolejności musimy zainstalować wtyczki i ustawić formularz kontaktowy.
Konfiguracja Contact Form 7
Gdy już skonfigurujesz i zamieścisz formularz kontaktowy na stronie internetowej, zaloguj się do Make i kliknij Create a new scenario.
Pojawi się widok, w którym możesz skonfigurować integrację.
W pierwszym kroku naszej integracji wybierz co będzie uruchamiać automatyzację.
W tym przypadku spośród możliwych opcji odszukaj Contact Form 7 (najprościej skorzystać z pola wyszukiwarki) i wybierz Watch New Form Submission.
Teraz kliknij w Create a webhook.
W polu Webhook name wpisujesz nazwę, która pozwoli Ci w przyszłości zidentyfikować webhook (jeśli będziesz ich tworzyć więcej) i kliknij przycisk Save.
Pojawi się okno, w którym możesz wybrać konkretny Webhook i skopiować adres, który należy wkleić w ustawieniach wtyczki do formularza kontaktowego. Aby skopiować adres można nacisnąć przycisk z napisem Copy address to clipboard, a następnie przycisk OK.
Teraz przejdź do ustawień naszej wtyczki do formularza kontaktowego i wklej adres webhooka w odpowiednim miejscu wtyczki. Poniżej przykładowe ustawienia wtyczki CF7 to Webhook, dzięki którym:
dane są przesyłane z formularza kontaktowego do Make
wiadomość z formularza jest również przesyłana na adres e-mail ustawiony we wtyczce Contact Form 7.
Masz już w pełni skonfigurowaną wtyczkę w WordPress.
Następnie wróć do konfiguracji automatyzacji w Make.
Dodanie danych firmy
Naciśnij “+”, żeby dodać kolejny krok do Twojej automatyzacji.
Spośród opcji wybierz Livespace CRM.
Spośród dostępnych opcji wybierz Create a Company.
Pojawi się okno, w którym przypiszesz zmienne z formularza do firmy, którą Make utworzy automatycznie w Livespace.
Żeby to zrobić najpierw kliknij prawym przyciskiem myszy na kafelek Contact Form 7. Pojawi się menu, w którym należy wybrać “Run this module only”.
Teraz wyślij wiadomość przez formularz kontaktowy na swojej stronie internetowej. Wypełnij wszystkie pola (również te opcjonalne).
Po chwili stan modułu Contact Form 7 powinien się zmienić. Nazwa zmieni kolor na zielony oraz pojawi się dymek z liczbą odebranych wiadomości wysłanych przez formularz kontaktowy.
Teraz ponownie kliknij w moduł Create a Company i przypisz pola z formularza kontaktowego do pól w Livespace. Po kliknięciu w odpowiednie pole powinny pojawić się opcje wraz z przykładowymi danymi:
W poniższym przykładzie przypisane zostały pola Nazwa firmy (Name), Źródło (Source) oraz Opiekun (Owner). Pole Owner przypisz do osoby, do której kontakt i szansa sprzedaży powinny zostać przypisana - np. do menedżera sprzedaży, który rozdziela leady.
Po przypisaniu pól, naciśnij przycisk OK.
Dodanie danych osoby kontaktowej
Analogicznie jak przy dodaniu danych firmy kliknij +, wybierz Livespace CRM. Tym razem wybierz opcję Create a Person.
Podobnie jak w poprzednim kroku pojawi się okienko, w którym należy przypisać pola z formularza do pól formularza kontaktu w Livespace. W przykładowym formularzu kontaktowym mamy jedno pole na imię oraz nazwisko, natomiast w Livespace są to osobne pola.
Aby je odpowiednio przypisać użyj funkcji first (dla imienia) oraz last (dla nazwiska) w połączeniu z funkcją split.
Funkcje first i last są dostępne w okienku wyboru zmiennej po kliknięciu w ikonę tabeli.
Funkcję split znajdziesz w tym samym okienku po kliknięciu w ikonę litery “A”.
Należy również skorzystać z operatora space, który znajduje się w tym samym miejscu co funkcja split.
W polu Company wybierz Company ID, aby kontakt został powiązany z firmą w Livespace.
W polu Owner wybierz opiekuna (zazwyczaj powinna być to ta sama osoba, którą wybraliśmy w poprzednim kroku).
Efekt końcowy powinien wyglądać następująco:
Kolejnym krokiem będzie utworzenie szansy sprzedaży. Dodasz go wybierając Create a Deal
Pojawi się kolejny formularz, w którym należy przypisać wartości:
Name - nazwa szansy sprzedaży (możesz wykorzystać zmienną z formularza np. nazwę firmy)
Company - wybierz Company ID, aby szansa sprzedaży została powiązana z firmą
Contact - ustaw zmienną Contact ID, aby szansa sprzedaży została powiązana z osobą kontaktową
Process - wybierz proces sprzedaży, do którego powinna trafić szansa sprzedaży, na przykładzie poniżej wybrany został proces Sprzedaż.
Actions (opcjonalnie) - Możesz wybrać krok w procesie, który ma zostać ustawiony jako wykonany w procesie sprzedaży.
Source - Wpisz źródło, z którego pochodzi szansa sprzedaży.
Closing date (opcjonalnie) - Planowana data finalizacji. Możesz ją ustawić za pomocą zmiennej, np. addDays. jak w przykładzie.
Owner - Przypisz opiekuna.
Ostatnim etapem w konfiguracji jest dodanie treści wiadomości jako notatki w szansie sprzedaży.
Aby notatka się dodała do szansy sprzedaży w polu Deal ID wybierz zmienną o takiej samej nazwie.
W polu Note natomiast wstaw zmienne tematu wiadomości i treści wiadomości (odpowiednio dla poniższego przykładu subject i message). Aby notatka była czytelna warto wstawić pusty wiersz pomiędzy zmiennymi (przy pomocy klawisza ENTER).
Automatyzacja gotowa. Teraz możesz przetestować jej działanie klikając w przycisk Run once lub uruchomić przy pomocy przełącznika ON/OFF.