Szablony dokumentów w Livespace CRM pozwalają na zautomatyzowane tworzenie dokumentów o powtarzalnym wyglądzie. Korzystając z przygotowanych szablonów plików Word (.docx), Excel (.xlsx) lub PowerPoint (.pptx), uzupełnionych o odpowiednie pola możesz w błyskawiczny sposób generować gotowe wzory zamówień, ofert, zestawień dotyczących sprzedaży, faktur pro forma czy wzorów umów. Domyślnie dostępne szablony w Livespace dotyczą szans sprzedaży i tylko tam nowa funkcja stanie się dostępna. Jeżeli chcesz korzystać z szablonów również na profilach osób lub firm, możesz dodać własne szablony i zdefiniować, że takie ma być ich zastosowanie. Do operacji w tym obszarze niezbędne są uprawnienia administratora.

W tym artykule opisaliśmy:


Przykład działania szablonów dokumentów w CRM

Przedstawiony przykład to dokument programu Word, w którym zostało określone wcześniej, jakie dane ze sprzedaży mają być umieszczane w odpowiednich polach. Jeżeli będziemy chcieli wygenerować zamówienie do konkretnej szansy sprzedaży, Livespace automatycznie uzupełni:

  • Datę wystawienia dokumentu – umieszczając w tym miejscu odpowiednią datę

  • Dane Twojej firmy

  • Dane osoby wystawiającej dokument

  • Dane firmy klienta

  • Dane osoby odpowiedzialnej za sprzedaż po stronie klienta

  • Wykaz pozycji wchodzących w skład szansy sprzedaży

  • Łączną kwotę brutto sprzedaży

Umiejscowienie poszczególnych danych wynika z konstrukcji samego szablonu. Jest to dokument Word, w którym za pomocą odpowiednich kodów pól zostały zapisane informacje mówiące systemowi CRM, w jaki sposób ma wypełnić dokument z zamówieniem. Pokazuje to poniższa ilustracja.

Pełną listę wszystkich kodów, które z dokumentu odnoszą się do pól w Livespace CRM celem automatycznego przypisywania danych znajdziesz w artykule Edycja szablonu dokumentów.

Jak uruchomić obsługę szablonów dokumentów w Livespace?

  1. Przejdź do Ustawień konta posiadając uprawnienia administratora a następnie z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Pliki.

  2. Włącz opcję obsługi szablonów.

Jak wygenerować dokument na podstawie szablonu w CRM?

Aby wygenerować nowy dokument na podstawie szablonu:

  1. Przejdź na wybrany profil (na przykład sprzedaży lub osoby).

  2. Po prawej stronie w menu na dole znajduje się obszar Pliki. Naciśnij na link Dodaj z szablonu.

    A następnie wybierz odpowiedni szablon.

  3. Możesz zmienić nazwę i zdecydować, czy plik po pobraniu ma zostać umieszczony na tablicy profilu.

  4. Na końcu pobierz plik. Po otwarciu będzie on wypełniony odpowiednimi danymi z profilu.

Dodawanie własnego szablonu dokumentu

  1. Przejdź do ustawień konta a następnie z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Pliki.

  2. Naciśnij na przycisk Dodaj szablon znajdujący się po prawej stronie.

  3. Uzupełnij nazwę szablonu oraz wybierz element, z jakim ma być powiązany (osoba, firma, sprzedaż czy przestrzeń).

  4. Następnie naciśnij na przycisk Plik szablonu.

  5. Wybierz odpowiedni plik z dysku Twojego komputera.

  6. Na koniec naciśnij na Dodaj. Nowy szablon zostanie dodany do listy.

Czytaj więcej:

Edycja szablonu dokumentów

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?