Szablony dokumentów w Livespace CRM pozwalają na zautomatyzowane tworzenie dokumentów o powtarzalnym wyglądzie. Korzystając z przygotowanych szablonów plików Word (.docx), Excel (.xlsx) lub PowerPoint (.pptx), uzupełnionych o odpowiednie pola możesz w błyskawiczny sposób generować gotowe wzory zamówień, ofert, zestawień dotyczących sprzedaży, faktur pro forma czy wzorów umów. Domyślnie dostępne szablony w Livespace dotyczą szans sprzedaży i tylko tam nowa funkcja stanie się dostępna. Jeżeli chcesz korzystać z szablonów również na profilach osób lub firm, możesz dodać własne szablony i zdefiniować, że takie ma być ich zastosowanie. Do operacji w tym obszarze niezbędne są uprawnienia administratora.
W tym artykule opisaliśmy:
Przykład działania szablonów dokumentów w CRM
Przedstawiony przykład to dokument programu Word, w którym zostało określone wcześniej, jakie dane ze sprzedaży mają być umieszczane w odpowiednich polach. Jeżeli będziemy chcieli wygenerować zamówienie do konkretnej szansy sprzedaży, Livespace automatycznie uzupełni:
Datę wystawienia dokumentu – umieszczając w tym miejscu odpowiednią datę
Dane Twojej firmy
Dane osoby wystawiającej dokument
Dane firmy klienta
Dane osoby odpowiedzialnej za sprzedaż po stronie klienta
Wykaz pozycji wchodzących w skład szansy sprzedaży
Łączną kwotę brutto sprzedaży
Umiejscowienie poszczególnych danych wynika z konstrukcji samego szablonu. Jest to dokument Word, w którym za pomocą odpowiednich kodów pól zostały zapisane informacje mówiące systemowi CRM, w jaki sposób ma wypełnić dokument z zamówieniem. Pokazuje to poniższa ilustracja.
Pełną listę wszystkich kodów, które z dokumentu odnoszą się do pól w Livespace CRM celem automatycznego przypisywania danych znajdziesz w artykule Edycja szablonu dokumentów.
Jak uruchomić obsługę szablonów dokumentów w Livespace?
Przejdź do Ustawień konta posiadając uprawnienia administratora a następnie z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Pliki.
Włącz opcję obsługi szablonów.
Jak wygenerować dokument na podstawie szablonu w CRM?
Aby wygenerować nowy dokument na podstawie szablonu:
Przejdź na wybrany profil (na przykład sprzedaży lub osoby).
Po prawej stronie w menu na dole znajduje się obszar Pliki. Naciśnij na link Dodaj z szablonu.
A następnie wybierz odpowiedni szablon.
Możesz zmienić nazwę i zdecydować, czy plik po pobraniu ma zostać umieszczony na tablicy profilu.
Na końcu pobierz plik. Po otwarciu będzie on wypełniony odpowiednimi danymi z profilu.
Dodawanie własnego szablonu dokumentu
Przejdź do ustawień konta a następnie z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Pliki.
Naciśnij na przycisk Dodaj szablon znajdujący się po prawej stronie.
Uzupełnij nazwę szablonu oraz wybierz element, z jakim ma być powiązany (osoba, firma, sprzedaż czy przestrzeń).
Następnie naciśnij na przycisk Plik szablonu.
Wybierz odpowiedni plik z dysku Twojego komputera.
Na koniec naciśnij na Dodaj. Nowy szablon zostanie dodany do listy.