Notatki to typ wpisów, który możesz znaleźć na ścianach profili i Kokpitu. To w nich przekazujesz ważne treści związane między innymi z klientami, sprzedażami lub innymi użytkownikami Livespace CRM w Twojej firmie. Do notatek możesz dołączyć różne pliki, na przykład dokumenty PDF lub prezentacje. W tym wpisie dowiesz się, jak dodawać zarówno notatki, jak i pliki.
W tym artykule opisaliśmy:
Dodawanie notatki do CRM
Notatki możesz dodawać na Kokpicie i profilach kontaktów, sprzedaży i przestrzeni. Notatki są umieszczane wraz z innymi wpisami w centralnej części zwanej tablicą lub ścianą.
Aby dodać notatkę:
Naciśnij na obszar tekstowy notatki na górze tablicy na Kokpicie, lub wybranym profilu.
Po naciśnięciu obszar tekstowy zostanie rozszerzony o dostępne opcje. Teraz możesz wpisać treść notatki lub skorzystać z szablonu.
Dzięki dostępnych w edytorze narzędzi, sformatować notatkę za pomocą:
- pogrubienia
- kursywy- podkreślenia
- listy numerowanej lub punktowanej
- regulacji wcięć
- zmiany wielkości czcionki
- wstawienia odnośnika (linku)
- zmiany koloru czcionki lub koloru zaznaczenia tekstu
Poprzez @ możesz wywołać w notatce innego użytkownika, który powinien zobaczyć dany wpis.
Na dolnym pasku znajdują się dodatkowe opcje, takie jak:
- możliwość załączenia pliku,
- ustawienia widoczności (tylko dla Ciebie, dla Ciebie i Managerów, lub dla wszystkich),
- wprowadzenie daty publikacji,
- dodanie tagu.
6. Gdy treść i ustawienia notatki są gotowe, opublikuj ją.
7. Notatka pojawi się na tablicy.
8. Jeśli chcesz, żeby notatka pojawiałam się na górze tablicy, możesz skorzystać z opcji jej przypięcia.
Szablony notatek
Funkcja szablonów notatek wprowadza kompletny system tworzenia, zarządzania i stosowania struktur notatek wielokrotnego użytku, aby przyspieszyć sporządzanie notatek i zapewnić spójność.
Użytkownicy mogą otworzyć Menedżera szablonów bezpośrednio z edytora notatek, gdzie mogą tworzyć, edytować, usuwać i organizować szablony w dedykowanym oknie modalnym.
Szablony można stosować podczas pisania notatek, co pomaga użytkownikom uniknąć powtarzalnej pracy ręcznej.
Przy tworzeniu notatek możesz utworzyć własny szablon lub skorzystać z już istniejącego. Szablonem jest zapisana treść, którą można pobrać do dodawanej notatki.
Jak zapisać szablon?
Utwórz treść notatki, następnie przejdź do szablonów w górnym prawym rogu formularza i wybierz Zapisz jako szablon. Możesz również przejść do zarządzania szablonami i z tego miejsca utworzyć nowy szablon.
Nadaj tytuł i zapisz szablon.
Jak skorzystać z istniejącego szablonu?
Przejdź do szablonów w górnym prawym rogu formularza i wybierz jeden z istniejących.
Pamiętaj, jeśli wprowadzisz jakiś tekst i następnie wybierzesz szablon, wprowadzona wcześniej treść zostanie nadpisana. W takim wypadku możesz skorzystać z cofnięcia zmian poprzez command+Z lub CTRL+Z.
Jak edytować szablon?
W celu dokonania zmian z istniejącej notatce przejdź do zarządzania szablonami, odszukaj szablon, który chcesz zaktualizować i wybierz edytuj.
Przy dużej ilości szablonów skorzystaj z wyszukiwarki znajdującej się po prawej stronie.
Jak usunąć istniejący szablon?
Przejdź do zarządzania szablonami, następnie odszukaj szablon który chcesz usunąć. W górnym prawym rogu pod ikonką trzech kropek ukryta jest możliwość jego usunięcia.
Czy mogę skorzystać z szablonu przy tworzeniu notatki wymagalnej w procesie?
Tak, funkcja jest w pełni zintegrowana z wymaganymi notatkami w etapach procesu sprzedaży — gdy etap wymaga notatki, a edytor otwiera się automatycznie, dostępna jest lista rozwijana szablonów, dzięki czemu użytkownicy mogą zastosować predefiniowany szablon bez dodatkowych kliknięć.
Ważne informacje:
szablony widoczne są dla wszystkich użytkowników instancji,
można korzystać z dostępnego formatowania,
nie ma ograniczeń wykorzystania szablonów,
nie ma ograniczeń ilości zapisanych szablonów,
szablony posiadają dane autora oraz daty utworzenia,
edycja szablonu nie aktualizuje jego daty utworzenia.
Dodawanie pliku do CRM
Plik w Livespace możesz dodać na dwa sposoby. Pierwszy polega na przeciągnięciu go z folderu do obszaru notatki.
Drugim sposobem jest dodanie pliku poprzez wybór pliku z dysku. Naciśnij obszar tekstowy, następnie ikonę spinacza i wybierz plik.
Nie jest konieczne wprowadzanie tekstu notatki. Po publikacji plik pojawi się we wpisie na tablicy oraz w sekcji plików w obiekcie.
Warto wiedzieć:
możesz zostawić notatkę w wersji roboczej przed jej publikacją, po powrocie do formularza pokaże się wprowadzany wcześniej tekst,
notatki z tablicy możesz wyeksportować do pliku XLS,
zanim notatka zostanie usunięta, otrzymasz komunikat z koniecznością potwierdzenia tego działania.
