Jeżeli przed wykonaniem importu na Twoim koncie w Livespace znajdują się wcześniej dodane kontakty oraz szanse sprzedaży, zaimportowanie podobnych danych może spowodować konflikt. Sprawdź, według jakich reguł Livespace dopasowuje obiekty i rozpoznaje duplikaty. Poniższe reguły dotyczą nie tylko importu, ale mają zastosowanie również podczas dodawania obiektów bezpośrednio w Livespace.
W tym artykule opisaliśmy:
Reguły dopasowania firm
Według numeru NIP — jeżeli w importowanym pliku znajduje się firma z numerem NIP przypisanym do istniejącego kontaktu w Livespace, w pierwszej kolejności kontakt zostanie dopasowany po tym numerze
Według numeru Regon — jeżeli kontakt nie został dopasowany po numerze NIP, zostanie dopasowany jeżeli zgodny jest numer Regon
Według Nazwy firmy — jeżeli kontakt nie został dopasowany po numerze NIP oraz Regon, zostanie dopasowany jeśli nazwa firmy w importowanym pliku zgadza się z nazwą kontaktu w Livespace
Reguły dopasowania osób
W przypadku kiedy osoba została przypisana do firmy:
Według imienia, nazwiska oraz nazwy firmy- wszystkie trzy cechy muszą być podane i zgodne
W przypadku kiedy osoba nie została przypisana do firmy:
Według imienia, nazwiska oraz danych kontaktowych- brane są pod uwagę wszystkie numery telefonów, faxy oraz adresy e-mail podane w pliku a kontakt zostanie dopasowany do osoby, u której wystąpiła największa zgodność danych
Uwaga: imię i nazwisko muszą być zgodne
Dopasowanie kontaktów po numerze ID
Aby wyszukiwanie duplikatów było jeszcze dokładniejsze, warto dodać w importowanym pliku kolumnę z numerem ID obiektu. Każda osoba oraz firma dodana w Livespace posiada indywidualny numer ID, który można wyeksportować tworząc widok własny na liście kontaktów. Obiekty zostaną dopasowane jeżeli numer ID z pliku zgadza się z ich numerem ID przypisanym automatycznie w Livespace.
Dodanie Custom ID do nowo dodanych obiektów podczas importu
Podczas wykonywania importu, dla nowo dodanych obiektów można przydzielić Custom ID, które może być później użyte do mapowania obiektów podczas importu.
Wystarczy dodać do importowanego pliku nową kolumnę, gdzie dla każdego obiektu wprowadzisz dowolny, niepowtarzalny numer i podczas importu zmapujesz go z polem Custom ID.
Pole Custom ID może w przyszłości być bardzo przydatne jeśli konieczne będzie dodanie do wcześniej zaimportowanych firm czy osób dodatkowych danych, ponieważ dzięki Custom ID można mapować obiekty z pominięciem dopasowania po nip, regon, czy nazwie firmy. Wystarczy wówczas mapowanie wyłącznie po Custom ID.
Dodatkowe zasady dopasowania obiektów
Jeżeli znalezionych będzie kilka równie dobrych dopasowań, zostanie wybrany kontakt dodany do Livespace najwcześniej.
Wielkość liter w dopasowaniu cech nie ma znaczenia, jednak należy zwrócić uwagę na spacje i myślniki w środku nazwy.
Osoby i firmy dodane w Livespace jako możliwe do dopasowania są wybierane z tych, do których użytkownik wykonujący import danych ma pełny lub podstawowy dostęp (w przypadku kontaktów niepublicznych).
Jeżeli użytkownik wykonujący import nie posiada uprawnień do edycji kontaktu, wiersz w pliku zostanie pominięty. Ta zasada stosowana jest niezależnie w przypadku osób oraz firm.
Co w przypadku znalezienia duplikatu?
Podczas wykonywania importu możesz zaznaczyć co stanie się z danymi w przypadku znalezienia duplikatów w zaimportowanych danych:
Nadpisz dane w Livespace tymi z pliku - jeżeli dane kontaktu w Livespace i w importowanym pliku różnią się, dane wprowadzone w Livespace zostaną zastąpione tymi z pliku
Uzupełnij brakujące dane w Livespace tymi z pliku- jeżeli w Livespace brakuje niektórych danych z pliku, zostaną uzupełnione w zaimportowanych kontaktach
Wymuś dodanie nowych elementów (w Livespace mogą pojawić się duplikaty)- w Livespace powstanie nowy kontakt zawierający dane z pliku
Pomiń dane z pliku- nowe dane dotyczące obiektu zostaną zignorowane podczas importu
Przeczytaj też, jak przygotować plik do importu: