Prin utilizarea listelor, poți afișa cantități mari de informații într-un mod convenabil și organizat. Toate contactele, sarcinile, tranzacțiile, finanțele și spațiile din Livespace pot fi vizualizate în formă de listă. Fiecare listă are propriile setări, prin care poți afișa doar datele pe care dorești și ai nevoie să le vezi – ceea ce se traduce printr-o eficiență și viteză mai bună a muncii tale.
În acest articol am descris:
Acțiuni de bază asupra listelor
Lista acțiunilor pe care le poți efectua asupra listelor:
Sortarea datelor;
Filtrarea datelor pe baza criteriilor selectate;
Utilizarea diferitelor vizualizări;
Crearea vizualizărilor personalizate;
Efectuarea modificărilor în masă asupra mai multor obiecte folosind Operațiunile pe liste;
Exportarea datelor selectate (dacă ai permisiunile corespunzătoare);
Salvarea filtrelor selectate ale listei (filtrele salvate nu sunt vizibile în vizualizarea pe coloane).
Sortarea și filtrarea informațiilor în liste
Obiectele din listele Livespace pot fi sortate sau filtrate. Diferența dintre aceste două funcționalități este că sortarea aranjează toate elementele vizibile dintr-o listă (de exemplu, contactele) conform unei ierarhii specifice bazate pe opțiunea de sortare aleasă (de exemplu, alfabetic). Filtrarea, pe de altă parte, ascunde elementele din listă care nu corespund criteriilor selectate (de exemplu, afișarea doar a elementelor care încep cu litera „A”).
Sortarea obiectelor
Poți sorta informațiile din liste în funcție de parametri precum numele, data creării sau data ultimei activități. Opțiunile de sortare variază în funcție de tipul listei – de exemplu, sarcinile pot fi sortate după termenul limită, o opțiune care nu este disponibilă în listele de contacte. Listele pot fi sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare.
Pentru a sorta o listă de sarcini (de exemplu):
Accesează fila Sarcini.
2. Deschide meniul de sortare din antetul listei.
3. Selectează una dintre opțiuni, de exemplu, sortează după data de început.
4. Poți, de asemenea, să sortezi lista în ordine descrescătoare sau crescătoare. Pentru asta, deschide din nou meniul de sortare.
5. Apasă din nou pe aceeași opțiune pentru a inversa ordinea sortării (în acest caz, de la crescător la descrescător).
6. Lista va fi sortată în noua ordine.
Filtrarea informațiilor în liste
În Livespace, poți filtra informațiile după criterii specifice, ceea ce înseamnă că vei vedea doar datele pe care le dorești și de care ai nevoie, iar toate celelalte informații care nu îndeplinesc criteriile de filtrare vor fi ascunse.
Pentru a folosi filtrarea, selectează butonul Filtru:
Poți folosi mai multe filtre în același timp.
Nu uita să confirmi toate filtrele selectate folosind butonul Filtru, situat în partea dreaptă a listei.
Poți elimina filtrele folosind butonul „Șterge”.
Secțiunea din stânga conține filtrele implicite ale sistemului, care îți permit să afișezi obiectele preferate, de exemplu pe cele care aparțin unui grup sau segment selectat, printr-un singur clic.
Informații suplimentare: Dacă ești interesat de filtrele încrucișate, citește articolul disponibil aici.
Vizualizări în liste
Poți ajusta vizualizarea oricărei liste, astfel încât datele să fie prezentate în moduri diferite. Modificarea vizualizării schimbă și cantitatea, dar și tipul informațiilor afișate. Deși tipurile de vizualizări sunt aceleași indiferent dacă lista conține persoane, sarcini sau spații, nu toate listele au toate vizualizările disponibile în Livespace – de exemplu, lista de oferte are cinci opțiuni de vizualizare, în timp ce lista de sarcini oferă doar două.
În general, Livespace oferă următoarele vizualizări pentru liste:
Simplă – prezintă informații de bază, precum numele și numărul de telefon.
Extended – oferă informații suplimentare, cum ar fi data ultimei activități.
Column – afișează informațiile într-un format de tip tabelar și îți permite să le sortezi rapid folosind anteturile active.
Tiles – afișează informațiile sub formă de plăci aranjate în model șah, cu un filtru alfabetizat rapid în partea dreaptă, util pentru contacte (asemănător unei agende telefonice).
Vizualizarea Companie – utilizată doar în lista de pe fila tranzacții. Este foarte asemănătoare cu vizualizarea extinsă, însă cea mai importantă informație este numele companiei (nu numele tranzacției). Aceasta este utilă dacă nu introduceți nume unice pentru proiectele de tranzacții și le distingeți în principal pe baza clientului.
Tabloul Kanban – o vizualizare disponibilă în lista de tranzacții. Poți citi mai multe despre Kanban aici.
Notă importantă: Poți alege câte obiecte dorești să vezi într-o anumită vizualizare din listă. Implicit, vezi 20.
Crearea propriei vizualizări a listei
Livespace îți permite să vezi doar cele mai importante date prin crearea propriilor vizualizări în liste. Această funcție îți permite să vezi doar informațiile de care ai cea mai mare nevoie. Pentru a crea o vizualizare personalizată:
Extinde lista de vizualizări și selectează butonul „Creează vizualizare personalizată”.
2. În fereastra Setări Vizualizare care se deschide, introdu un nume pentru vizualizare și decide dacă vizualizarea ar trebui să fie disponibilă doar pentru tine sau pentru toți utilizatorii (opțiunea Public).
Apoi, trage elementele selectate în secțiunea de sub nume sau dă clic în colțul din dreapta jos al căsuței pentru a le adăuga în vizualizare.
3. Apasă pe Salvează pentru a salva noua vizualizare.
4. Vizualizarea pe care ai adăugat-o va fi disponibilă în lista vizualizărilor implicite.
5. Selectează „Gestionare vizualizări” pentru a adăuga vizualizări suplimentare sau pentru a edita, copia ori șterge vizualizările existente.
Operațiuni pe liste
Livespace îți oferă posibilitatea de a efectua modificări în masă asupra mai multor elemente din listă prin opțiunea Operațiuni pe liste. Fiecare listă, indiferent dacă este vorba despre sarcini, contacte, oferte sau spații, suportă opțiunea Operațiuni pe liste, însă tipurile de operațiuni pe care le poți efectua diferă în funcție de fiecare tip de listă.
Tipuri de operațiuni disponibile pe liste
Contacte
Selectează tot – selectează sau deselectează toate contactele din listă.
Șterge – mută toate contactele selectate în lista de șterse.
Restaurează elementele șterse – anulează procesul de ștergere a contactelor.
Adaugă la grup – adaugă mai multe contacte într-un grup specific.
Elimină din grup – elimină contactele dintr-un grup specific.
Adaugă etichete – permite adăugarea de etichete contactelor selectate.
Șterge etichete – elimină etichetele de pe contacte.
Adaugă etichete pentru oferte – permite etichetarea ofertelor asociate contactelor selectate.
Șterge etichete de pe oferte – elimină etichetele de pe aceste oferte.
Adaugă etichete pentru companii/persoane – etichetează companiile sau persoanele asociate contactelor date (poți eticheta persoane în lista de companii sau companii în lista de persoane).
Șterge etichete de pe companii/persoane – elimină etichetele de pe contactele asociate.
Îmbină – combină contactele selectate (de obicei duplicate) într-un singur contact.
Invită utilizatori – permite adăugarea proprietarului sau participantului unui contact.
Schimbă utilizator – permite schimbarea în masă a utilizatorului care este proprietar sau participant la contactele selectate.
Elimină utilizatori – elimină proprietarul sau participantul de pe contactele selectate.
Creează oferte – creează oferte asociate contactelor selectate.
Adaugă sarcină – adaugă o sarcină pentru a reaminti să suni/trimiți email sau să te întâlnești cu clientul.
Adaugă etichete la legături – atribuie etichete unor legături specifice.
Șterge etichete de pe legături – elimină etichetele de pe legături specifice.
Adaugă legături – adaugă legături către contactele selectate (în funcție de opțiunile de legături create).
Schimbă vizibilitatea – modifică vizibilitatea obiectului (dacă este activată această opțiune).
Editează câmpuri suplimentare – permite editarea câmpurilor suplimentare pentru mai multe contacte simultan.
Trimite campanie email – permite trimiterea unor mesaje în masă ca parte a unei campanii de email.
Sarcini
Selectează tot – selectează sau deselectează toate sarcinile din listă.
Marchează ca efectuată – permite marcarea în masă a sarcinilor care au fost finalizate.
Marchează ca neefectuată – utilă atunci când dorești să marchezi un număr mare de sarcini nefinalizate.
Invită utilizatori – permite adăugarea unui proprietar, autor sau participant la sarcină.
Schimbă utilizator – schimbă persoana responsabilă pentru sarcină.
Elimină utilizatori – permite eliminarea persoanei responsabile, autorului sau participantului.
Elimină – șterge definitiv sarcinile selectate.
Oferte
Selectează tot – selectează sau deselectează toate ofertele din listă.
Șterge – mută ofertele marcate în lista de șterse.
Restaurează elementele șterse – readuce ofertele mutate în lista de șterse.
Adaugă etichete – permite etichetarea mai multor oferte simultan.
Șterge etichete – elimină etichetele de pe ofertele selectate.
Adaugă la grup – adaugă mai multe oferte într-un grup specific.
Elimină din grup – elimină ofertele dintr-un grup specific.
Adaugă etichete pentru companii/persoane – permite etichetarea companiilor sau persoanelor menționate în ofertele selectate, de la nivelul listei de oferte.
Șterge etichete de pe companii/persoane – elimină etichetele de pe companii/persoane asociate ofertelor.
Schimbă statusul – schimbă în masă statusul ofertelor (de exemplu, din „Deschis” în „Câștigat”).
Invită utilizatori – permite adăugarea unui proprietar sau participant pentru ofertă.
Schimbă utilizator – atribuie un nou proprietar ofertelor selectate.
Elimină utilizatori – elimină proprietarul sau participantul de pe ofertele selectate.
Adaugă o sarcină – creează o sarcină pentru a reaminti să suni, trimiți email sau să te întâlnești cu clientul legat de oferta respectivă.
Adaugă sarcini din șablon – adaugă sarcini dintr-un șablon (disponibil în pachetul Automatizări).
Adaugă etichete pentru legături – atribuie etichete unor legături specifice.
Șterge etichete de pe legături – elimină etichetele de pe legături.
Editează câmpuri suplimentare – permite modificarea în masă a câmpurilor suplimentare pentru mai multe oferte simultan.
Finanțe
Selectează tot – selectează sau deselectează toate procesele din listă.
Elimină – elimină definitiv procesele selectate.
Marchează ca efectuat – schimbă valoarea estimată în valoare realizată (dacă ai activată opțiunea de a diferenția între valorile estimate și cele realizate).
Spaces
Selectează tot – selectează sau deselectează toate spațiile din listă.
Șterge – permite ștergerea spațiilor selectate.
Restaurează elementele șterse – mută spațiile eliminate din lista Șterse în lista principală a spațiilor.
Adaugă etichete – permite etichetarea mai multor spații simultan.
Șterge etichete – elimină etichetele de pe spațiile selectate în masă.
Invită utilizatori – permite acordarea accesului la mai multe spații pentru angajații selectați ai companiei.
Schimbă utilizator – schimbă participantul spațiilor selectate.
Elimină utilizatori – elimină participanții dintr-un spațiu.
Adaugă etichete pentru legături – atribuie etichete unor legături specifice.
Șterge etichete de pe legături – elimină etichetele de pe legături.
Adaugă legături – adaugă legături asociate spațiilor selectate.
Adaugă sarcină – adaugă sarcini pentru spațiile selectate.
Editează câmpuri suplimentare – permite editarea câmpurilor suplimentare în mai multe spații simultan.
Informație importantă: în operațiunile pe listă poți selecta toate obiectele selectate sau doar pe cele vizibile în listă.
Nu vezi unele dintre operațiunile legate de legături sau câmpuri suplimentare? Acest lucru poate însemna că legăturile nu au fost configurate sau câmpurile suplimentare nu au fost adăugate.
Executarea operațiunilor pe liste
Dacă trebuie să efectuezi modificări masive asupra unui număr de elemente, de exemplu – pe lista de persoane din fila Contacte:
Accesează lista.
Alege opțiunea „Operațiuni pe listă” din antetul listei.
Vor fi disponibile operațiuni pentru lista respectivă.
Dacă dorești să selectezi toate elementele, fă clic pe căsuța de selectare de lângă „Selectare”.
Dacă dorești să selectezi anumite elemente, bifează căsuța de lângă contactele alese.
Alege operațiunea pe care dorești să o efectuezi, de exemplu Eliminare.
Livespace îți va cere să confirmi operațiunea.
Vei primi o confirmare a modificărilor efectuate.
În mod similar, poți efectua celelalte operațiuni pe liste pe orice listă disponibilă în Livespace.
Salvarea și ștergerea filtrelor
Să presupunem că ești interesat doar de oportunitățile deschise, în valoare de până la 25.000, care se află în etapa de colectare a datelor. Pentru a nu fi nevoit să aplici aceleași filtre de fiecare dată, poți folosi opțiunea de salvare a filtrelor.
Dacă dorești să salvezi setul de filtre pentru utilizare ulterioară, selectează Salvează filtrele.
2. Acordă un nume filtrelor salvate și alege dacă filtrul salvat ar trebui să fie public (disponibil pentru toți utilizatorii) sau nu.
3. Apasă butonul Salvează.
Filtrele salvate le poți găsi în secțiunea din stânga și în lista de filtre.
Dacă dorești să ștergi filtrele salvate, apasă pe pictograma creion din secțiunea din stânga, apoi pe pictograma cu cruce.
Filtrul salvat va fi șters.