W Livespace CRM możesz zaimportować dane (m.in. kontakty) z pliku o rozszerzeniu .csv, .ods, .xls, czyli standardowego arkusza programu Excel.
W tym artykule opisaliśmy:
Jak wykonać import
1. Wejdź w Ustawienia profilu lub Ustawienia konta, następnie z menu po lewej stronie wybierz Import i eksport.
2. Naciśnij na przycisk Zaimportuj nowy plik znajdujący się po prawej stronie.
3. W nowym oknie możesz przeciągnąć plik .csv, .xls (.xlsx) lub .ods z danymi do zaimportowania do CRM, lub nacisnąć na Dodaj plik.
4. Jeżeli decydujesz się na drugą opcję, wybierz odpowiedni plik i naciśnij Otwórz.
5. Po zaimportowaniu pliku załadowane zostaną z niego wiersze.
6. Dopasuj rodzaj wierszy z pliku do pól w Livespace (mogą to być pola osób lub firm, a także szans sprzedaży jeśli import dotyczy szans sprzedaży).
7. Po zaimportowaniu pliku otrzymasz komunikat.
8. Po zakończeniu importu zaimportowane dane będą dostępne.
Warto wiedzieć:
W przypadku nieudanego importu, np. na skutek błędnie wskazanych pól, lub niepoprawnego formatu pliku, operację importu można wycofać – jest to możliwe w lokalizacji Ustawienia konta -> Import i eksport -> Wycofaj.
Importowany plik nie powinien przekroczyć 4 MB. W przypadku konieczności importowania większej ilości danych spróbuj podzielić plik na kilka mniejszych.
Zaawansowane ustawienia importu
Pod oknem mapowania danych znajdują się dodatkowe opcje.
Poniżej opisujemy ich znaczenie i efekt.
1. Opcja W przypadku znalezienia duplikatu w importowanych danych:
Nadpisz dane w Livespace tymi z pliku. Jeżeli dane kontaktu w Livespace i w importowanym pliku różnią się, dane wprowadzone w Livespace zostaną zastąpione tymi z pliku.
Uzupełnij brakujące dane w Livespace tymi z pliku. Domyślny wariant importu. Dane, których nie ma w Livespace są importowane z pliku.
Wymuś dodanie nowych elementów (w Livespace mogą pojawić się duplikaty). Wybranie tej opcji sprawi, że zostaną dodane nowe elementy, nawet jeśli takie same znajdują się już w Livespace
Pomiń dane z pliku. Pomija dane z pliku w przypadku wystąpienia duplikatu.
2. Opcja Dodaj Tagi:
Dodanie tagów w tym miejscu sprawi, że do importowanych obiektów (firmy, osoby, szansy sprzedaży) dodane zostaną wpisane w tym miejscu tagi.
3. Opcja Przypisz do grupy / ustaw źródło:
Opcje te pozwalają odpowiednio przypisać importowane obiekty do konkretnej grupy lub przypisać im konkretne źródło pozyskania.
Ponieważ w ramach mapowania obiektów można również wybrać przypisanie do grupy i/lub źródła pozyskania na podstawie danych z pliku Excel, funkcje te są realnie przydane tylko wówczas gdy grupa czy źródło pozyskania jest takie samo dla wszystkich importowanych obiektów, a dane nie zostały zawarte wcześniej w pliku, który jest podstawą importu danych.
4. Opcja Ustaw widoczność nowo dodawanych kontaktów oraz szans sprzedaży i przypisz je do odpowiednich użytkowników:
Powyższe opcje pozwalają na ustawienie:
Widoczność. Jeśli w ramach skonfigurowanych ustawień Livespace istnieje możliwość nadania obiektom różnej Widoczności, opcja ta pozwala zdecydować, z jaką widocznością mają zostać zaimportowane obiekty.
Opiekun. W tym miejscu można zaznaczyć kto ma być Opiekunem importowanych obiektów. Jeśli w ramach importowanego pliku przeprowadzane jest odpowiednie mapowanie różnych Opiekunów do obiektów, to w tym miejscu należy zostawić puste pole (tak, aby w tym miejscu Opiekun nie był wybrany, i żeby został przydzielony na podstawie mapowania z pliku).
Uczestnik. Dotyczy widoczności niepublicznych i ukrytych. Pozwala zdecydować kto zostanie od razu do importowanych obiektów przydzielony jako Uczestnik.
Więcej o widocznościach przeczytasz tutaj.
Zasady łączenia danych z istniejącymi w CRM
Jeśli na Twoim koncie są już wcześniej dodane kontakty i szanse sprzedaży, wykonanie importu podobnych danych może powodować konflikt. Przeczytaj, jak Livespace rozpoznaje duplikaty podczas importu.
Firmy
Według NIP z pliku, jeśli w aplikacji istnieje firma z tym numerem NIP.
Według REGON z pliku, jeśli nie dopasowało po NIP, dopasuje po numerze REGON.
Według kolumny Nazwa, jeśli nie dopasowało firmy po NIP ani REGON, a znalazło firmę o tej samej nazwie, ale z różnym (lub bez) NIP i REGON w aplikacji.
Osoby
Według imienia, nazwiska i nazwy firmy.
Według imienia, nazwiska i danych kontaktowych (numery telefonów i adresy e-mail).
Wszystkie dane z pliku powinny być zgodne z tymi, które są podane w Livespace. Finalnie kontakty dopasowywane są na podstawie największej zgodności.
Przydatne linki: